Si bien GMail es un servicio extremadamente estable, lo cierto es que nada puede asegurar que falle en el momento menos pensado, como ocurrió hace poco tiempo cuando se perdieron los datos de más de 150.000 cuentas de correo.

Si nuestro negocio depende en gran medida de los servicios prestados por la compañía, una de las mejores acciones que podemos tomar para mantener a salvo toda nuestra información es realizar periódicamente copias de seguridad de la misma, y para ello contamos con la posibilidad de utilizar dos métodos. El primero de ellos consiste en utilizar un software llamado GMail Backup para que nos ayude en esta tarea, y el segundo método es descargar directamente el contenido de las cuentas a nuestra computadora.

GMail Backup

Si bien GMail Backup es una herramienta actualmente desfasada y sin desarrollo, lo que significa que no será actualizada, lo cierto es que su funcionamiento es impecable y cumple a la perfección con nuestros requerimientos.

1. Para poder utilizar este método, debemos descargar la aplicación desde su sitio oficial en:

http://www.gmail-backup.com/

y la instalamos.

2. Una vez descargada e instalada, la ejecutamos e ingresamos los datos de acceso a nuestra cuenta de GMail.

3. Seleccionamos la carpeta en la cual serán almacenados los correos descargados y desmarcamos la casilla "Newest emails only", ya que esta opción activa sólo nos permitirá traer los correos nuevos.

4. Entonces seleccionaremos el rango de fechas de los correos que deseamos descargar.

Si bien la velocidad con que los correos son descargados es lenta, lo cierto es que mejor que bajen lentos a que Google Mail los pierda.

Los correos descargados estarán en formato EML, pero los mismos se podrán abrir fácilmente con Outlook Express.

Descargar el correo directamente en la computadora

Este es un método bastante utilizado, pero no por ello conocido por todos los usuarios.

Para poder realizar este procedimiento debemos seguir los pasos que se describen a continuación:

1. Abrimos nuestro navegador favorito e ingresamos en GMail, pulsamos sobre el enlace "Configuración" y tildamos la casilla "POP para todos los mensajes".

También debemos asegurarnos que se guarde una copia en el servidor.

2. Una vez que hemos activado la opción POP, debemos configurar un cliente de correo para poder disponer de nuestros correos en la computadora.

Cabe destacar que uno de los mejores gestores de correo actuales es Thunderbird, un software que ya lleva muchos años en el mercado y que además presta una serie de opciones muy interesantes.

3. Realizamos el procedimiento para revisar el correo de acuerdo a cada programa y con esto nos aseguraremos de que nuestras comunicaciones de email jamás se perderán.